Jak długo pracodawcy muszą prowadzić zapisy płacowe?

Zgodnie z prawem federalnym USA, pracodawcy muszą przechowywać zapisy płac swoich pracowników lub byłych pracowników przez określony czas. Czas ten różni się jednak w zależności od tego, do którego statutu się powołujesz, co może sprawić, że będziesz wiedzieć, jak długo zachować pomieszanie rejestrów pracowników. Mając na uwadze wymagane limity czasowe w ramach każdej ustawy, a także zapisy związane z płacami, które statut chce zachować i dlaczego, można łatwiej opracować system, który utrzymuje rekordy płac tak długo, jak wymaga tego prawo.

Wideo dnia

Identyfikacja

Rejestry płac są z reguły zapisami odnoszącymi się do godzin pracy pracownika i wypłacanych mu wynagrodzeń, zgodnie z amerykańskim departamentem Pracy. Zgodnie z ustawą Fair Standards Standards, zapisy płac zawierają informacje o godzinie i dniu rozpoczęcia każdego tygodnia pracy; liczba godzin przepracowanych w każdym dniu roboczym i każdym tygodniu pracy; całkowita kwota, jaką pracownik uzyskał pracując w godzinach nadliczbowych; regularne wynagrodzenie godzinowe za każdy tydzień, w którym pracownik pracował w nadgodzinach; całkowita nadgodziny za każdy tydzień pracy; kwoty wszelkich dodatków lub potrąceń do wynagrodzenia pracownika w każdym tygodniu; całkowita kwota zapłacona za każdy okres rozliczeniowy; oraz daty objęte każdym okresem wypłaty, zgodnie z Departamentem Pracy USA. Informacje te powinny być oznaczone danymi osobowymi pracownika, takimi jak imię i nazwisko, adres, zawód i płeć. Jeśli pracownik ma mniej niż 19 lat, podaj również jego datę urodzenia.

Obowiązujące przepisy

Od 2010 r. Tylko dwie ustawy federalne zobowiązują pracodawców do przechowywania zapisów płacowych przez dowolny okres, zgodnie z amerykańskim Departamentem Pracy i amerykańską Komisją ds. Równych Szans Zatrudnienia, lub EEOC. Te dwa statuty to Ustawa o sprawiedliwych normach pracy i Ustawa o dyskryminacji ze względu na wiek. W przypadku FLSA i ADEA, większość zapisów płacowych musi być przechowywana przez trzy lata, zgodnie z Departamentem Pracy USA i EEOC. Chociaż FLSA umożliwia pracodawcom odrzucenie niektórych uzupełniających dokumentów płacowych, w tym tabel płac, po upływie dwóch lat, ADEA wymaga, aby pracodawcy przechowywali te dokumenty przez trzy lata.

Format

ADEA nie wymaga od pracodawców prowadzenia ewidencji płac w określonym formacie, o ile zapisy są dostępne, gdy EEOC ich zażąda, zgodnie z EEOC. Zgodnie z amerykańskim Departamentem Pracy, FLSA nie wymaga używania zegarów do śledzenia godzin pracy. Ponadto FLSA nie wymaga przechowywania zapisów w określonym formacie. Jednakże, zgodnie z amerykańskim Departamentem Pracy, mikrofilmu lub taśmy perforowanej nie należy używać, chyba że pracodawca posiada również sprzęt umożliwiający łatwe odczytanie tych formatów.

Funkcja

Celem prowadzenia ewidencji płac pracowników zgodnie z Ustawą o normach uczciwej pracy jest ochrona praw pracowniczych do godziwej płacy, zgodnie z amerykańskim Departamentem Pracy, w tym prawo pracowników objętych gwarancją, bez wynagrodzenia do minimalnego wynagrodzenia i płacić za nadgodziny. Zapisy mogą być również wykorzystywane w celu zapewnienia, że ​​pracodawca nie zatrudnia dzieci zbyt młodych do legalnej pracy i nie zatrudnia dzieci, które mogą legalnie pracować nielegalnie przez określoną liczbę godzin. Utrzymywanie akt na podstawie Ustawy o dyskryminacji ze względu na wiek w zatrudnieniu ma na celu zapewnienie, że pracownik, który odkrył, że mogła być dyskryminowana ze względu na swój wiek, jest w stanie znaleźć informacje niezbędne do udowodnienia lub obalenia roszczenia, według EEOC.

Rozważania

Według danych FLSA i ADEA, ewidencje płac są zazwyczaj przechowywane przez trzy lata od daty rozwiązania umowy przez pracownika, zgodnie z EEOC. ADEA, FLSA i inne ustawy mogą wymagać od pracodawcy utrzymywania różnych części pliku pracownika przez różny okres czasu. Na przykład, podczas gdy ADEA wymaga przechowywania zapisów płacowych przez trzy lata, wymaga to, aby podstawowe informacje dotyczące pracownika były przechowywane przez jeden rok, zgodnie z EEOC. Aby upewnić się, że Twoja firma spełnia wszystkie wymagania dotyczące przechowywania danych, skonsultuj się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.